Приемо-предавателният протокол документира момента, в който стока, техника или извършена услуга преминава от едната страна към другата. За разлика от фактурата, той не е счетоводен документ — той е доказателство за физическото или фактическото предаване.
Кога се съставя
- При приемане на техника за ремонт или сервизно обслужване
- При предаване на завършен обект или монтажна работа
- При доставка на едро, когато получателят трябва да потвърди количество и състояние
- При връщане на наето оборудване
Какво трябва да съдържа
- Данни на предаващата и приемащата страна
- Описание на предмета на предаване — количество, състояние, забележки
- Дата и място на съставяне
- Референция към свързаната фактура, ако има такава
- Подписи на двете страни (или полета за подпис)
Защо е важен при спор
Ако клиент твърди, че е получил по-малко количество или повредена стока, протоколът с подпис към момента на предаването е решаващото доказателство. Без такъв документ спорът се решава "на честна дума" — рисковано за всеки бизнес.
Протоколи при сервизна дейност
При приемане на техника за ремонт протоколът обичайно включва и допълнителни данни — вид на устройството, констатирана повреда, приети аксесоари. Комбиниран с проследяване чрез QR код, клиентът може да следи статуса на ремонта онлайн, вместо да звъни за обновление.