Веднъж издадена, фактурата остава в счетоводните регистри завинаги — дори ако съдържа грешка. Единственият законен начин да я коригирате е чрез кредитно или дебитно известие. Разликата между двете е посоката на корекцията.
Кредитно известие — намалява сумата
Издава се, когато трябва да намалите стойността на вече издадена фактура. Най-честите причини:
- Върната стока или отказана услуга
- Договорена отстъпка след издаване на фактурата
- Техническа грешка в количество или цена, довела до завишена сума
Кредитното известие винаги реферира конкретната фактура, която коригира — номер и дата на издаване — и намалява дължимата сума (а с това и ДДС базата) за съответния период.
Дебитно известие — увеличава сумата
Обратната ситуация: използвате дебитно известие, когато трябва да добавите сума към вече издадена фактура — например допълнителни разходи, установени след издаването ѝ, или техническа грешка в посока занижена сума.
Какво трябва да съдържа известието
- Номер и дата на оригиналната фактура, към която се издава
- Основание за корекцията
- Коригираната сума и разликата в ДДС
- Собствена поредна номерация (не се смесва с номерацията на фактурите)
Често срещана грешка
Много начинаещи опитват да "поправят" фактура, като я изтрият и издадат нова със същия номер. Това е счетоводно невалидно и може да създаде проблеми при данъчна проверка — номерата трябва да остават последователни и непрекъснати. Затова системи с фискална логика (като Skladra OS) не позволяват изтриване на вече издадени фактури — единствената опция е анулиране или известие.