Когато клиент плати аванс преди да получи стока или услуга, много начинаещи се чудят какъв документ да издадат — обикновена фактура, проформа, или нещо трето. Отговорът е авансова фактура — документ със собствена специфика.
Какво е авансова фактура
За разлика от проформата (която е само оферта, без счетоводна тежест), авансовата фактура е реален счетоводен документ — издава се при действително получено авансово плащане и участва пълноценно в данъчните регистри, включително начисляване на ДДС, ако сте регистрирани.
Разлика от обикновена фактура
Обикновената фактура се издава след извършена доставка на цялата стойност. Авансовата покрива само получената предварителна сума — при финалната доставка се издава окончателна фактура за разликата, реферираща авансовата.
Разлика от проформа фактура
Проформата е информативен документ преди плащане — показва данни за предстояща сделка, но не поражда данъчни задължения. Авансовата фактура се издава СЛЕД като плащането реално е получено и вече има счетоводна тежест.
Как се обвързва с финалната доставка
При завършване на доставката се издава крайна фактура, в която сумата на вече издадената авансова фактура се приспада, а се начислява само разликата — целта е клиентът да не плати два пъти за една и съща стойност.
Практически пример
Клиент поръчва услуга за 1000 € и плаща 300 € аванс. Издавате авансова фактура за 300 €. При завършване на услугата издавате финална фактура за 1000 €, в която ясно е отбелязано приспадане на вече фактурираните 300 € аванс, а дължимата сума е 700 €.
Обобщение
Авансовата фактура не е по избор при реално получено авансово плащане — тя е задължителният документ за случая, различен и от обикновената фактура, и от проформата.