Издаването на фактура е едно от най-честите административни действия във всеки бизнес — и едно от най-лесните за объркване, ако нямате ясна система. Тази статия ви превежда през целия процес, стъпка по стъпка, независимо дали издавате първата си фактура или искате да прегледате процеса си за грешки.

Стъпка 1: Проверете данните на получателя

Преди да издадете каквото и да е, увердете се, че имате коректни данни за клиента: пълно наименование на фирмата (или трите имена при физическо лице), ЕИК/БУЛСТАТ, адрес по регистрация и МОЛ. Грешка в ЕИК прави фактурата невалидна за данъчни цели за получателя, затова е добра практика да пазите картотека на клиентите си, вместо да въвеждате данните всеки път ръчно.

Стъпка 2: Изберете правилния номер и кочан

Всяка фактура трябва да носи пореден десетцифрен номер без прекъсвания и повторения. Ако издавате различни типове документи (фактури, кредитни известия, стокови разписки), всеки тип трябва да следва собствена номерация. Ръчното управление на кочани в Excel е честа причина за дублирани или прескочени номера — затова системи като Skladra OS управляват номерацията автоматично за всеки тип документ.

Стъпка 3: Попълнете задължителните реквизити

Стъпка 4: ДДС или без ДДС

Ако сте регистрирани по ЗДДС, начислявате съответната ставка (обикновено 20%) и я показвате отделно от нетната сума. Ако не сте регистрирани, фактурата не съдържа ред за ДДС, а вместо това — основание за освобождаване (чл. 113, ал. 1 ЗДДС). Смесването на двата формата е една от най-честите грешки при начинаещи предприемачи.

Стъпка 5: Изпратете и проследете

След издаване изпратете фактурата на клиента — по имейл, разпечатана или чрез публичен линк, който позволява преглед и приемане онлайн. Проследяването на статуса ѝ (изпратена, прегледана, платена) е също толкова важно, колкото самото издаване, защото именно тук се губят пари при просрочени плащания.

Обобщение

Правилната фактура не е просто документ — тя е доказателство пред НАП и партньор в комуникацията с клиента. Автоматизирането на номерацията, реквизитите и проследяването на статуса премахва почти всички грешки, които се случват при ръчна работа в Word или Excel.