Автосервизите работят по различен начин от повечето бизнеси, издаващи фактури — преди фактурата обикновено идва прием на автомобила, диагностика, самия ремонт и едва накрая — плащане. Затова обикновена фактурираща програма рядко покрива целия процес добре.
Прием на автомобила
Първата стъпка не е фактура, а документ за прием — какво е предадено, каква е констатираната повреда, какви аксесоари са приети заедно с автомобила (например резервна гума, документи). Наличието на сервизна разписка с тези полета спестява спорове при предаване обратно на клиента.
Проследяване на статуса от клиента
Един от най-честите въпроси към сервиз е "готова ли е колата ми?". QR код върху разписката, който клиентът сканира и вижда статус — приета, в ремонт, готова, предадена — намалява значително обажданията за проверка.
Гаранция на извършения ремонт
Извършен ремонт обичайно се придружава от гаранционен срок. Възможността автоматично да генерирате гаранционна карта от данните на вече издадената фактура, вместо да попълвате всичко наново, спестява време при всеки завършен ремонт.
Превръщане на разписката в реална фактура
Сервизната разписка сама по себе си не е основание за фактура — затова е важно системата да позволява директно "привикване" на приетите данни в истинска фактура, след приключване на ремонта, без ръчно препечатване на артикули и цени.
Резервни части и наличности
Ако сервизът поддържа собствен склад с резервни части, свързването на фактурирането с наличностите позволява автоматично намаляване на количествата при всеки ремонт, вместо ръчна равносметка накрая на месеца.
Обобщение
За автосервиз добрата фактурна програма е тази, която покрива целия път — прием, проследяване, фактуриране и гаранция — а не просто издава документ в края.